Şirketler İçin Sözleşme Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Şirketlerin günlük işleyişinde sözleşmeler, ticari ilişkilerin en önemli hukuki araçlarıdır. Yanlış ya da eksik düzenlenmiş bir sözleşme, başarılı bir iş modelini bile ciddi risklerle karşı karşıya bırakabilir. Bu nedenle, şirketler için sözleşme hazırlama sürecinde dikkat edilecek hususlar yalnızca hukuki değil, aynı zamanda ticari ve stratejik açıdan da kritik öneme sahiptir.

Bu yazıda şirketler için sözleşme hazırlanırken dikkat edilmesi gerekenler, riskleri ve uygulanabilir çözümleri ele alacağız.

1. Sözleşmenin Amacı ve Kapsamı

Her sözleşmenin ilk bölümü, amacı ve kapsamı net şekilde ortaya koymalıdır.

• Hangi hizmet veya ürün?

• Hangi taraflar arasında?

• Ne kadar süre için geçerli?

Belirsiz tanımlar, ileride uyuşmazlıklara yol açar. Örneğin, “teslim” kavramı bir yazılım sözleşmesinde “canlıya geçiş” mi yoksa “test aşamasının tamamlanması” mı demek? Bu gibi kavramların açıkça tanımlanması gerekir. Bu husus şirketler için sözleşme hazırlarken dikkat edilmesi gerekenlerin başında gelir.

2. Tanımlar ve Yorum Kuralları

Tanımlar bölümü, sözleşmenin ruhunu oluşturur. “Hizmet”, “ürün”, “kabul tarihi”, “alt yüklenici”, “gizli bilgi” gibi kavramların sözlük gibi yazılması tarafların işini kolaylaştırır. Mahkemeler de yorum yaparken bu tanımları esas alır.

3. Teslim, Kabul ve Performans Ölçütleri

Sözleşmelerde en sık çıkan uyuşmazlıklardan biri, işin zamanında ve istenen şekilde yapılıp yapılmadığıdır. Bu nedenle:

• Teslim tarihleri,

• Kabul kriterleri,

• Gecikme halinde uygulanacak cezai şartlar

açıkça yazılmalıdır.

Örneğin, bir üretim sözleşmesinde “ürünlerin %95’i kalite standartlarına uygun olmalıdır” gibi ölçülebilir kriterler belirlenmelidir.

4. Fiyatlandırma ve Ödeme Şartları

Şirketler için en kritik başlıklardan biridir.

• Ödeme vadeleri,

• Faiz oranları,

• Vergi yükümlülükleri (KDV, stopaj)

net bir şekilde belirtilmelidir.

Öneri: Belirsizlikleri önlemek için “fatura tarihinden itibaren 30 gün içinde ödenir” gibi kesin ifadeler kullanılmalıdır.

5. Gizlilik ve Veri Koruma (KVKK)

Özellikle günümüzde veri güvenliği, sözleşmelerin ayrılmaz bir parçasıdır.

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği tarafların veri işleme, aktarma ve saklama yükümlülükleri düzenlenmelidir.

• Veri ihlali durumunda bildirim süreleri yazılmalı, hangi tarafın hangi önlemleri alacağı net olmalıdır.

Bu hükümlerin olmaması, şirketi ciddi idari para cezalarıyla karşı karşıya bırakabilir.

6. Fikri ve Sınai Haklar

Şirketler özellikle yazılım, tasarım veya marka çalışmaları yaptırırken fikri mülkiyet haklarını netleştirmelidir.

• Eserin veya ürünün sahibi kim olacak?

• Hak devri mi olacak yoksa sadece kullanım lisansı mı verilecek?

• Kullanım süresi ve sınırları nelerdir?

Aksi halde, şirketin parasını ödediği bir ürünün fikri hakları başkasında kalabilir.

7. Sorumluluk Sınırları ve Mücbir Sebep

Şirketler arası sözleşmelerde tarafların sorumlulukları sınırlandırılabilir.

• Örneğin, “tarafların sorumluluğu toplam sözleşme bedelinin %20’si ile sınırlıdır” gibi bir hüküm eklenebilir.

• Ayrıca deprem, sel, yangın gibi mücbir sebep halleri düzenlenmeli; bu durumlarda tarafların yükümlülüklerinin askıya alınacağı yazılabilir.

8. Sözleşmenin Süresi, Feshi ve Yenilenmesi

Her sözleşmede şu sorular cevaplanmalıdır:

• Sözleşme belirli süreli mi, belirsiz süreli mi?

• Fesih için ne kadar süre önce bildirim yapılmalı?

• Taraflardan birinin yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda haklı nedenle fesih imkânı var mı?

Özellikle uzun vadeli ticari ilişkilerde fesih şartları net olmazsa ciddi kayıplar doğabilir.

9. Bildirim ve Elektronik Tebligat

Şirketler artık e-tebligat ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adreslerini kullanmak zorunda. Bu nedenle sözleşmede bildirim adresleri, elektronik yollarla yapılacak tebligatların geçerliliği mutlaka düzenlenmelidir.

Bu sayede taraflar, “tebligat ulaşmadı” gibi bahanelerin önüne geçebilir.

10. Uyuşmazlık Çözümü ve Yetkili Mahkeme

Ticari sözleşmelerde uyuşmazlıkların nasıl çözüleceği önceden belirlenmelidir.

• Türk hukuku mu, yabancı hukuk mu uygulanacak?

• Yetkili mahkeme neresi olacak?

• Tahkim ya da arabuluculuk şartı var mı?

Büyük ölçekli sözleşmelerde tahkim, KOBİ ölçeğinde ise genellikle ticaret mahkemeleri tercih edilmektedir.

Şirketler için sözleşme hazırlama süreci, yalnızca standart metinlerin doldurulması değil, şirketin ticari risklerini ve ihtiyaçlarını karşılayan bir hukuki mimaridir. Her şirket kendi iş alanına özgü hükümler eklemeli, belirsizliklerden kaçınmalı ve kritik maddeleri eksiksiz düzenlemelidir.

🔑 Öneri: Sözleşmeler, şirketin en önemli güvenlik kalkanıdır. Hazırlık sürecinde mutlaka uzman bir avukattan danışmanlık alınmalı ve her sözleşme şirketin faaliyet alanına uygun şekilde uyarlanmalıdır.